Uma auditoria remota, (auditoria interna ou auditoria externa) é exatamente igual a uma auditoria, utilizando, no entanto, os recursos digitais para obter remotamente evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, a fim de determinar a extensão da conformidade com os critérios de auditoria.
As técnicas de auditoria remota são semelhantes às usadas presencialmente. Contudo, é necessário que o auditado partilhe arquivos por e-mail, Google Drive, OneDrive, etc. com os auditores. Outra forma de fornecimento de documentos é a partilha da tela da área de trabalho ou via videoconferência usando o Skype, Zoom, etc. Um dos aspetos positivos é que efetuar a revisão dos documentos e registos virtualmente pode ser ainda mais eficaz do que fazê-lo no local.
Algumas das áreas que podem apresentar menor aplicabilidade através de uma auditoria remota envolvem processos de fabrico e armazenagem de produto. Nesses casos, a auditoria pode ser conduzida através de vídeo em tempo real ou vídeo de câmara de videovigilância, de forma a, reunir as evidências de auditoria necessárias.
A realização de uma auditoria remota não significa que todo o processo deva ser realizado à distância, isto é, uma parte do trabalho pode ser realizada no local. O conceito de auditoria remota significa que, se possível, as atividades de auditoria serão configuradas para serem realizadas à distância do local do auditado, considerando que, por vezes, os colaboradores das empresas auditadas ainda não estão familiarizados o suficiente com os métodos usados numa auditoria remota para ceder as evidências de auditoria necessárias.
Benefícios de uma Auditoria Remota
Existem várias razões pelas quais a realização de auditorias remotas pode ser benéfica para as empresas auditadas. As mais relevantes incluem:
Economia de custos e tempo com o uso da tecnologia
A maioria dos dados ou até mesmo todos, são acessíveis em qualquer lugar, como por exemplo, através de uma “nuvem”. Nesse sentido, haverá uma redução significativa de custos e tempo despendidos nas deslocações. Além disso, as entrevistas e observações podem ser realizadas através de plataformas como o Skype ou o Zoom, que já são usadas regularmente por diversas empresas.
Evita deslocações para locais de difícil acesso
Este esquema de auditoria permite também, eliminar as dificuldades de acesso a determinados locais, como por exemplo, locais de difícil acesso ou em que o acesso seja restrito.
Anula toda a logística associada à auditoria
Todo o processo associado à logística da auditoria deixa de fazer sentido, nomeadamente, interrupções nos fluxos de trabalho e outros inconvenientes relacionados à auditoria presencial.
A equipa auditora será mais eficiente
A eficiência e produtividade da equipa auditora podem revelar-se superiores, na medida em que, trabalhando em ambiente de escritório em casa, a equipa de auditoria sentir-se-á mais confortável, pois poderá usar todas as ferramentas necessárias, como internet de alta velocidade, monitores, impressoras, etc., precisando de menos tempo para concluir uma determinada tarefa.
Barreiras à Condução de Auditorias Remotas
Quando se fala em barreiras que a organização pode enfrentar na realização de uma auditoria remota, podem-se enumerar as seguintes:
As auditorias remotas não são aprovadas por algumas entidades de certificação e acreditação
Algumas entidades de certificação e acreditação ainda consideram as auditorias eletrónicas não válidas e apenas aprovam auditorias tradicionais realizadas no local, embora as especificações para a auditoria eletrónica estejam incluídas na ISO 19011:2018.
O motivo é que algumas entidades de acreditação e certificação ainda não decidiram quanto tempo do necessário à auditoria pode ser realizado remotamente para obter evidências de auditoria fidedignas e confiar nos resultados da auditoria. Por exemplo, existem preocupações claras sobre a realização de uma auditoria inteira sem visitar o local e algumas dúvidas sobre a redução de horas no local que serão gastas em trabalho virtual. Por outro lado, os auditores que realizam as auditorias remotas devem ter o conhecimento técnico necessário para realizar esse tipo de auditoria, o que significa um esforço extra por parte das entidades de certificação e acreditação para treinarem os auditores nestas técnicas. Tendo todos esses fatores em consideração, os organismos de acreditação e certificação podem ver as auditorias remotas mais como uma dor de cabeça do que um benefício real.
Problemas com a tecnologia
Dependendo da localização do auditado e da tecnologia usada, um dos principais desafios que as organizações podem encontrar é a logística. Por vezes, as ligações de rede não são muito confiáveis ou o auditado pode ter dificuldades em ter acesso a um VPN para fazer login num banco de dados de forma a mostrar evidências. Para além disso, devido a problemas de rede, entrevistas e reuniões podem ser interrompidas, levando algum tempo para reconectar e resolver todos os problemas de rede.
Falta de envolvimento
Outros problemas associados à realização de auditorias remotas incluem proprietários do processo que se tornam indisponíveis devido a terem uma reunião já agendada, ou mesmo a falta de atenção dos auditados, possivelmente por já estarem a desempenhar outras tarefas enquanto a auditoria está a ser realizada. As empresas auditadas podem desempenhar um papel importante neste aspeto, disponibilizando sessões de consciencialização para os seus funcionários e preparando os mesmos com as ferramentas necessárias para serem auditados remotamente.
Confiar na auditoria
Alguns auditores preferem realizar auditorias no local porque acreditam que só podem confiar na auditoria se os auditores tiverem acesso físico a evidências de auditoria.
Por exemplo, auditorias remotas podem ser vistas por auditores como inadequadas para instalações de auditoria, uma vez que uma explicação passo a passo no local pode fornecer informações essenciais para a identificação de problemas na empresa. É definitivamente mais fácil para o auditado ocultar os seus problemas e até possíveis não-conformidades duramente uma auditoria remota, onde o auditor não está fisicamente presente, e geralmente os auditados sabem com antecedência o que será auditado e como.
Além disso, em auditorias remotas, a comunicação não verbal não pode ser usada pelo auditor para detetar possíveis mensagens confusas durante uma entrevista, por vezes cruciais para detetar inconsistências ou problemas ocultos.
Treino e experiência do formador
A falta de treino e/ou experiência do auditor que conduz auditorias remotas pode levar à incapacidade de recolher evidências de auditoria suficientes e, assim, avaliar objetivamente. É crucial que uma equipa virtual tenha o conhecimento necessário para realizar auditorias corretamente utilizando a tecnologia.
Auditorias remotas são o futuro
As auditorias remotas vieram para ficar; as suas vantagens são inquestionáveis quando comparadas com os métodos tradicionais, apesar de existirem algumas barreiras a ultrapassar. As auditorias tradicionais, mesmo quando corretamente planeadas e executadas, podem causar uma certa quantidade de inconveniências e perturbações à entidade auditada. Adicionalmente, gestores de negócios estão cada vez mais a considerar estas auditorias remotas cada vez mais atrativas, uma vez que as reduções de custos e recursos são inegáveis utilizando metodologias virtuais.
Para além disso, as auditorias remotas são uma alternativa para um método de auditoria mais eficiente e produtivo, não só do ponto de vista da empresa auditada, como também da equipa de auditoria.
Dispomos de um serviço de Auditorias Internas a Sistemas de Gestão pelo que para qualquer questão adicional contacte-nos.
Documentos Relacionados:
Lista de Verificação | Auditoria Interna NP EN ISO 9001:2015
As informações aqui apresentadas não dispensam a consulta dos documentos originais (Ex: legislação, normas, etc…). O artigo reflecte uma análise do tema abordado à data da sua publicação.
